Gründen und Betrieb
Unternehmersoftware für Hausmeister: Was das Büro können muss
Acht Aufgaben, die in jedem Hausmeisterbetrieb anfallen — und was davon per Hand bleibt, wenn keine Software hilft.
Kurz gesagt
Das Büro eines Hausmeisterbetriebs besteht aus acht wiederkehrenden Aufgaben: Monatspauschale je Objekt abrechnen, Angebot zum Auftrag zur Rechnung machen, Baumarkt-Belege erfassen, mahnen, Minijobber abrechnen, E-Rechnungen empfangen und erstellen, dem Steuerberater Zugang geben, Barauslagen aufzeichnen. Unternehmersoftware übernimmt davon den Teil, der sich wiederholt – der Rest bleibt deine Entscheidung. Mit „Buchhaltung“ hat das wenig zu tun; mit deinem Feierabend viel.
Wer einen Hausmeisterservice führt, hat selten Buchhaltung gelernt und will das auch nicht. Trotzdem landet jeden Abend derselbe Stapel auf dem Küchentisch: Kassenzettel aus dem Baumarkt, der Zettel mit den Stunden vom Minijobber, zwei Rechnungen, die noch rausmüssen, eine Hausverwaltung, die seit sechs Wochen nicht zahlt. Diese Seite übersetzt diesen Stapel in Aufgaben – und sagt je Aufgabe, was passiert, wenn du sie per Hand machst, und was Software davon übernimmt.
Die acht Aufgaben
1. Monatspauschale je Objekt abrechnen
| Von Hand | Mit Unternehmersoftware |
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| Am Monatsersten für 15 bis 40 Objekte je eine Rechnung schreiben, Rechnungsnummer fortlaufend vergeben, Leistungszeitraum eintragen, verschicken, in einer Liste abhaken. Vergisst du ein Objekt, fehlt am Monatsende der Umsatz; vertippst du dich bei der Nummer, fehlt dem Finanzamt die Lückenlosigkeit. | Jedes Objekt bekommt einmal eine wiederkehrende Rechnung mit Pauschale, Intervall und Leistungstext aus dem Leistungsverzeichnis. Danach erzeugt die Software die Rechnungen zum Stichtag selbst, nummeriert fortlaufend und verschickt sie – du prüfst nur noch, ob sich an einem Objekt etwas geändert hat. |
2. Angebot, Auftrag, Rechnung
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|---|---|
| Angebot in einer Textvorlage schreiben, nach Zusage denselben Text in die Rechnungsvorlage kopieren, Positionen und Preise von Hand übertragen. Jeder Übertrag ist eine Fehlerquelle: falscher Preis, vergessene Position, alter Stundensatz. | Aus dem Angebot wird mit einem Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung; Positionen, Preise und Kundendaten wandern mit. Der Stundensatz steht einmal in den Stammdaten – änderst du ihn, gilt er für jedes neue Angebot. |
3. Baumarkt-Beleg vom Handy
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| Kassenzettel im Handschuhfach sammeln, einmal im Monat sortieren, Thermopapier ist bis dahin teilweise verblasst. Welcher Beleg zu welchem Objekt gehörte, weißt du drei Wochen später nicht mehr – und damit auch nicht, was du dem Kunden weiterberechnen kannst. | Beleg am Regal abfotografieren, Objekt antippen, fertig. Die Software liest Betrag und Datum aus, legt den Beleg digital ab und ordnet ihn dem Objekt zu. Die Weiterberechnung an den Kunden steht dann schon in der nächsten Rechnung. Buchungsbelege sind nach § 147 Absatz 3 AO acht Jahre aufzubewahren – digital geht das, verblasstes Thermopapier nicht. |
4. Mahnung
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| Kontoauszüge mit der Rechnungsliste abgleichen, offene Posten markieren, Mahnung schreiben, Frist notieren, Wiedervorlage im Kopf behalten. In der Praxis wird spät oder gar nicht gemahnt, weil die Arbeit am Objekt vorgeht. | Zahlungseingänge werden dem Bankkonto entnommen und den Rechnungen zugeordnet; was offen bleibt, zeigt die Software mit Fälligkeit. Die Zahlungserinnerung entsteht aus der Rechnung, du gibst sie frei. Nach § 286 Absatz 3 BGB gerät ein Unternehmer spätestens dreißig Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. |
5. Minijobber abrechnen
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| Stundenzettel einsammeln, Lohn ausrechnen, Abgaben an die Minijob-Zentrale berechnen, Beitragsnachweis einreichen, Meldungen bei Beginn, Ende und Jahreswechsel abgeben, Lohnabrechnung schreiben, Arbeitszeiten nach § 17 MiLoG aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Für zwei Minijobber ist das machbar, für acht nicht mehr. | Ein Assistent führt durch die Abrechnung, die Meldungen und Beitragsnachweise gehen elektronisch raus, die Lohnbuchung landet in der Buchhaltung. Die Arbeitszeiten selbst kommen aus der Zeiterfassung. |
6. E-Rechnung empfangen und erstellen
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| Seit 2025 darf dir jeder Unternehmer eine E-Rechnung im Format der EN 16931 schicken, ohne dich zu fragen (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG). Von Hand heißt: eine XML-Datei öffnen, die ein Mensch nicht lesen kann. Ab 2027 musst du als Rechnungsaussteller an Unternehmer selbst E-Rechnungen schreiben, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, ab 2028 unabhängig vom Umsatz (§ 27 Absatz 38 UStG). | Die Software zeigt die empfangene E-Rechnung lesbar an und verbucht sie; ausgehende Rechnungen erzeugt sie wahlweise als ZUGFeRD oder XRechnung. Wen die Pflicht wann trifft, steht auf der Seite E-Rechnung für Hausmeister. |
7. Steuerberater-Zugang
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| Einmal im Quartal den Ordner mit Belegen und Kontoauszügen zur Kanzlei bringen oder einscannen und per Mail schicken; Rückfragen per Telefon, weil der Steuerberater den Beleg nicht findet. | Die Kanzlei bekommt einen eigenen Zugang und sieht Belege, Rechnungen und Bankbewegungen, sobald sie da sind. Rückfragen hängen am Beleg, nicht in deinem Posteingang. |
8. Kassenbuch für Barauslagen
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| Bareinnahmen und -ausgaben müssen nach § 146 Absatz 1 AO täglich festgehalten werden. Von Hand heißt das ein gebundenes Kassenbuch mit Datum, Betrag, Zweck – und abends die Disziplin, es zu führen. | Die Software führt das Kassenbuch als eigenes Konto; der Baumarkt-Beleg aus Aufgabe 3 ist zugleich die Kassenausgabe. Die Tagespflicht bleibt – sie wird nur zur Gewohnheit, weil sie am Regal passiert. |
Was Software nicht übernimmt
Die Entscheidung, welche Objekte sich lohnen. Die Preisverhandlung mit der Hausverwaltung. Die Frage, ob du einen Minijobber oder eine Teilzeitkraft brauchst. Und die Pflicht, Belege überhaupt zu sammeln – ein Beleg, der nie fotografiert wurde, fehlt auch digital. Software macht aus einem geordneten Betrieb einen schnellen; aus einem ungeordneten macht sie einen schnell ungeordneten.
Die Lösung für Hausmeisterdienste
Für die acht Aufgaben oben braucht ein Hausmeisterbetrieb kein Branchenprogramm und keine Buchhaltungsschulung, sondern Unternehmersoftware, die Angebot, wiederkehrende Rechnung, Belege, Mahnung und Steuerberater-Zugang in einem Konto zusammenhält – und ein Lohnmodul, sobald der erste Minijobber kommt. Lexware Office deckt die Aufgaben 1 bis 4 und 6 bis 8 ab; E-Rechnungen nach EN 16931 erstellt und empfängt es laut Herstellerangabe in jedem Paket, vom kleinsten bis zum größten. Lexware Lohn & Gehalt ist das Zusatzmodul für Aufgabe 5 und lässt sich mit jedem Office-Paket kombinieren.
Keine Rechts- oder Steuerberatung
Diese Seite ordnet Vorschriften ein und zitiert sie im Wortlaut. Ob eine Regel auf deinen Betrieb zutrifft, hängt vom Einzelfall ab – verbindlich beantworten das deine Steuerberaterin, dein Steuerberater oder die zuständige Kammer.
Dieser Abschnitt gibt den Stand unserer Recherche wieder und ist keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls; verbindliche Auskunft gibt eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Genannte Gerichtsentscheidungen sind Einzelfälle.
Stand: 7. Oktober 2026 · Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich die Rechtslage oder die Datenlage ändert.
Häufige Fragen
Brauche ich als Hausmeister Buchhaltungssoftware?
Du brauchst etwas, das Rechnungen, Belege, Mahnungen und Lohn zusammenhält – ob das „Buchhaltungssoftware“ heißt, ist egal. Entscheidend ist, dass die Monatspauschale je Objekt von selbst rausgeht und der Beleg am Regal erfasst wird, nicht drei Wochen später.
Muss ich als Hausmeisterservice E-Rechnungen schreiben?
Empfangen können musst du sie seit 2025. Schreiben musst du sie an Unternehmer ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, ab 2028 unabhängig vom Umsatz – so steht es in § 27 Absatz 38 UStG. Für Sonderfälle siehe E-Rechnung für Hausmeister.
Wie lange muss ich Baumarkt-Belege aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, so § 147 Absatz 3 AO. Digital erfasste Belege erfüllen die Pflicht, wenn sie unverändert und lesbar bleiben – ein verblasster Thermobon erfüllt sie nicht.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Für die Übersicht ja, für die Pflichten nicht: Eine Tabelle vergibt keine lückenlosen Rechnungsnummern, erzeugt keine E-Rechnung im Format der EN 16931 und gibt keine Meldung an die Minijob-Zentrale ab.
Was ist mit dem Lohn für Minijobber?
Das ist ein eigenes Modul. Lexware Lohn & Gehalt rechnet Minijobber ab und verschickt die Meldungen; die Werte für 2026 und 2027 und was ein Minijobber den Betrieb kostet, zeigt der Minijob-Rechner.
Quellen
Diese Seite stützt sich auf die folgenden Quellen. Alle Angaben wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gegen den dort dokumentierten Stand geprüft.
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 — Ausstellung von Rechnungen
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html - Umsatzsteuergesetz (UStG), § 27 Absatz 38 — Übergangsregelung zur elektronischen Rechnung
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html - Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 286 — Verzug des Schuldners
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html - Abgabenordnung (AO), § 146 — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html - Abgabenordnung (AO), § 147 — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html - Mindestlohngesetz (MiLoG), § 17 — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html - Lexware Office — Leistungsumfang und Preise der Pakete S bis XL, Herstellerangabe, geprüft am 07.10.2026
https://www.lexware.de/preise/
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