Recht und Vertrag
Muss ich als Hausmeisterservice E-Rechnungen schreiben?
§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG im Wortlaut, die Fristen bis 2028, die Ausnahme für Kleinunternehmer – und warum Hausverwaltung, WEG und Vermieter als Unternehmer gelten, der Privatkunde aber nicht.
Kurz gesagt
Ja – sobald dein Kunde Unternehmer ist und ihr beide im Inland sitzt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Hausverwaltungen, Wohnungseigentümergemeinschaften und Vermieter sind Unternehmer, auch wenn sie steuerfrei vermieten. Für Leistungen bis zum 31.12.2026 darfst du noch auf Papier oder als PDF abrechnen; liegt dein Vorjahresumsatz nicht über 800.000 €, bis zum 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen stellen (§ 34a Satz 4 UStDV). Privatkunden – das selbst bewohnte Einfamilienhaus – bekommen keine E-Rechnung, aber bei Grundstücksleistungen trotzdem eine Rechnung. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025, ein E-Mail-Postfach genügt.
Was eine E-Rechnung ist: § 14 Abs. 1 UStG
Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung oder vorbehaltlich des Absatzes 2 als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.
Der Satz, der im Alltag am meisten überrascht: Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung – es hat kein strukturiertes Format. E-Rechnungen sind XML-Datensätze nach der Norm EN 16931; in Deutschland üblich sind laut BMF die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar, für Maschinen verarbeitbar.
Wer sie ausstellen muss: § 14 Abs. 2 UStG
Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist: 1. für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind; 2. für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist; 3. für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Absatz 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als in den Nummern 1 oder 2 genannten Empfänger.
Drei Fallgruppen, drei verschiedene Pflichten:
- Nummer 1 – Unternehmer an Unternehmer im Inland: Rechnung binnen sechs Monaten, und zwar als E-Rechnung. Das ist der Fall Hausverwaltung, WEG, Vermieter.
- Nummer 2 – juristische Person, die nicht Unternehmer ist: Rechnungspflicht, aber keine E-Rechnungs-Pflicht – etwa ein Verein ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder eine Kirchengemeinde als Eigentümerin.
- Nummer 3 – Grundstücksleistung an Privatpersonen: Auch der Privatkunde bekommt binnen sechs Monaten eine Rechnung, weil fast alles, was ein Hausmeister tut, eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ist. Als E-Rechnung nur mit seiner Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG); Papier genügt.
Die Übergangsfristen: § 27 Abs. 38 UStG
Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung 1. bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden; 2. bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;
| Zeitraum der Leistung | Empfang | Ausstellung an Unternehmer | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | E-Rechnung empfangen können: Pflicht | Papier oder PDF weiter erlaubt | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG; UStAE 14.1 Abs. 5 |
| 01.01.2027 bis 31.12.2027 | Pflicht | Papier oder PDF nur noch bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €; darüber E-Rechnung | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| ab 01.01.2028 | Pflicht | E-Rechnung: Pflicht für alle (außer Kleinunternehmer, Kleinbeträge bis 250 €) | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; § 33, § 34a UStDV |
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Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht der Rechnungsstellung (so auch die FAQ des BMF, Frage 2).
Empfang: seit 1. Januar 2025 für alle
Die Ausstellungspflicht hat Übergangsfristen, die Empfangspflicht nicht. Die Verwaltungsauffassung dazu steht seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 im Umsatzsteuer-Anwendungserlass:
Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.
Das betrifft dich doppelt: Dein Großhändler, dein Streugutlieferant und die Fachfirma, die du für eine Reparatur vermittelst, dürfen dir seit 2025 E-Rechnungen schicken – und du musst sie annehmen und aufbewahren können, auch als Kleinunternehmer. Die FAQ des BMF sagen dazu: „Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.“
Der Vertical-Winkel: Wer sind deine Kunden?
Die eigentliche Frage für Hausmeisterdienste lautet nicht „ab wann?“, sondern „an wen?“. Die Pflicht hängt daran, ob dein Kunde Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Der Unternehmerbegriff des Umsatzsteuerrechts ist weiter, als die meisten vermuten:
Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. […] Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
Vermietung ist eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen – also ist jeder Vermieter Unternehmer, auch wenn seine Umsätze nach § 4 Nr. 12 Buchstabe a UStG steuerfrei sind und er nie eine Umsatzsteuererklärung abgibt. Das BMF sagt es in seinen FAQ ausdrücklich: Unternehmer sind „auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte“ (Frage 3). Und im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 17): Die Regelungen zur E-Rechnung gelten „auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausführt“. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist nach dem letzten Halbsatz des § 2 Abs. 1 Satz 3 Unternehmer, weil sie gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird; § 4 Nr. 13 UStG setzt genau das voraus und stellt ihre Leistungen an die Eigentümer steuerfrei.
| Kunde | Unternehmer? | Rechnung | E-Rechnung (nach Übergang) | Beleg |
|---|---|---|---|---|
| Hausverwaltung (GmbH, Einzelunternehmen) | ja | Pflicht, 6 Monate | Pflicht | § 2 Abs. 1, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Wohnungseigentümergemeinschaft | ja – Personenvereinigung, die gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird | Pflicht, 6 Monate | Pflicht | § 2 Abs. 1 Satz 3, § 4 Nr. 13 UStG |
| Privater Vermieter (steuerfreie Wohnraumvermietung) | ja – auch ohne Umsatzsteuererklärung | Pflicht, 6 Monate | Pflicht | § 2 Abs. 1 Satz 3, § 4 Nr. 12 Buchstabe a UStG; BMF-FAQ Frage 3; BMF-Schreiben 15.10.2025 Rn. 17 |
| Gewerblicher Eigentümer (Bürohaus, Laden) | ja | Pflicht, 6 Monate | Pflicht | § 2 Abs. 1, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Verein, Kirchengemeinde ohne Unternehmereigenschaft | nein, aber juristische Person | Pflicht, 6 Monate | keine Pflicht – sonstige Rechnung genügt | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG; BMF-FAQ Frage 4 und 5 |
| Privatperson, selbst bewohntes Haus | nein | Pflicht, 6 Monate (Grundstücksleistung) | keine Pflicht – elektronisch nur mit Zustimmung | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3, Abs. 1 Satz 5 UStG |
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„Nach Übergang“ heißt: ab dem Zeitpunkt, zu dem § 27 Abs. 38 UStG für dich keine sonstige Rechnung mehr erlaubt – je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder ab 2028.
Der Grenzfall: Eigentümer, der selbst im Haus wohnt und vermietet
Betreust du ein Zweifamilienhaus, in dem der Eigentümer eine Wohnung bewohnt und die andere vermietet, ist er Unternehmer – aber nur für den vermieteten Teil bezieht er deine Leistung für sein Unternehmen. Für juristische Personen regelt der UStAE (Abschnitt 14.1 Abs. 8 Satz 4), dass bei gemischter Verwendung die E-Rechnungs-Pflicht vorgeht. Für natürliche Personen haben wir keine ausdrückliche Verwaltungsaussage gelesen. Der praktikable Weg ist, die E-Rechnung anzubieten und sich die Zustimmung geben zu lassen – sie kann laut UStAE auch stillschweigend durch widerspruchslose Annahme erfolgen. Verbindlich klärt das nur eine steuerliche Beratung.
Kleinunternehmer: ausstellen nein, empfangen ja
Ein von einem im Inland oder in den in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebieten ansässigen Unternehmer bewirkter Umsatz im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1 ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet.
Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.
Ein Hausmeisterdienst, der als Kleinunternehmer arbeitet, muss also nie eine E-Rechnung ausstellen – auch nicht an die Hausverwaltung, auch nicht ab 2028. Er darf es aber: Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt klar, dass Kleinunternehmer-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern auch ohne Zustimmung des Empfängers als E-Rechnung ausgestellt werden dürfen (UStAE 14.1 Abs. 6 Satz 4). Wer die Grenze überschreitet und zur Regelbesteuerung wechselt, ist laut BMF-FAQ (Frage 4) ab diesem Zeitpunkt zur E-Rechnung verpflichtet – die Empfangspflicht gilt ohnehin.
Was du jetzt tun solltest
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge
- Empfang sicherstellen: Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken können, und ein Ablageort, an dem die XML-Dateien unverändert bleiben. Das gilt seit 2025.
- Kundenliste durchgehen: Welche Kunden sind Unternehmer (Verwaltung, WEG, Vermieter, Gewerbe), welche Privatpersonen? Für die erste Gruppe brauchst du ein E-Rechnungs-Format spätestens ab 2027 oder 2028.
- Vorjahresumsatz prüfen: Liegst du über 800.000 €, endet deine Übergangsfrist am 31.12.2026 – sonst am 31.12.2027. Als Kleinunternehmer entfällt die Ausstellungspflicht ganz.
- Format wählen: ZUGFeRD-Rechnungen bleiben als PDF lesbar und sind zugleich E-Rechnung – für Kunden, die noch keine Software haben, der verträglichste Weg.
Wie die Umstellung praktisch aussieht – wiederkehrende Monatsrechnungen je Objekt, E-Rechnung an die Verwaltung, Papier an den Privatkunden –, steht auf der Seite Unternehmersoftware für Hausmeister.
Keine Steuerberatung
Diese Seite gibt die Rechtslage und die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums wieder, wie wir sie am 7. Oktober 2026 gelesen haben. Sie ist keine Steuerberatung; ob dein Betrieb Kleinunternehmer ist, wann deine Übergangsfrist endet und wie gemischt genutzte Objekte zu behandeln sind, klärt verbindlich nur eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater.
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Dieser Abschnitt gibt den Stand unserer Recherche wieder und ist keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls; verbindliche Auskunft gibt eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Genannte Gerichtsentscheidungen sind Einzelfälle.
Stand: 7. Oktober 2026 · Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich die Rechtslage oder die Datenlage ändert.
Häufige Fragen
Muss ich als Hausmeisterservice E-Rechnungen schreiben?
Ja, für Leistungen an Unternehmer im Inland – Hausverwaltungen, Wohnungseigentümergemeinschaften, Vermieter, Gewerbe (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF verwenden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für kleine Betriebe?
Für Leistungen ab dem 01.01.2028 – wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nicht über 800.000 € lag. Darüber endet die Übergangsfrist schon am 31.12.2026. Empfangen können musst du E-Rechnungen unabhängig von der Größe seit dem 01.01.2025.
Ist ein privater Vermieter Unternehmer im Sinne der E-Rechnung?
Ja. Vermietung ist eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 UStG); dass die Umsätze nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei sind, ändert daran nichts. Das BMF nennt in seinen FAQ ausdrücklich „Vermieter von Wohnungen“ als Unternehmer. Deine Rechnung an ihn muss nach Ablauf der Übergangsfrist eine E-Rechnung sein.
Muss eine WEG E-Rechnungen empfangen?
Ja. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist Unternehmer, weil sie als Personenvereinigung gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird (§ 2 Abs. 1 Satz 3 UStG); § 4 Nr. 13 UStG stellt ihre Leistungen lediglich steuerfrei. Als inländischer Unternehmer muss sie seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Brauchen Privatkunden eine Rechnung vom Hausmeister?
Ja, bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ist die Rechnung binnen sechs Monaten Pflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG) – aber keine E-Rechnung. Elektronisch darfst du nur mit Zustimmung des Kunden abrechnen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine E-Rechnung nur ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung – während der Übergangsfrist noch zulässig, danach nicht mehr.
Quellen
Diese Seite stützt sich auf die folgenden Quellen. Alle Angaben wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gegen den dort dokumentierten Stand geprüft.
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 — Ausstellung von Rechnungen
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html - Umsatzsteuergesetz (UStG), § 27 Absatz 38 — Übergangsregelung zur E-Rechnung
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html - Umsatzsteuergesetz (UStG), § 2 — Unternehmer, Unternehmen
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__2.html - Umsatzsteuergesetz (UStG), § 4 — Steuerbefreiungen, Nummern 12 und 13
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html - Umsatzsteuergesetz (UStG), § 19 — Besteuerung der Kleinunternehmer
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html - Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), § 34a — Rechnungen von Kleinunternehmern
https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html - Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (ändert und ergänzt das Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320)
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5 - Bundesministerium der Finanzen — Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
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