Abrechnung
Pauschale oder Stunden? Abrechnung im Hausmeisterservice
Monatspauschale, Stundenabrechnung oder Mischmodell – wann welches passt, welche Nachweise es verlangt und wann Abschläge möglich sind.
Kurz gesagt
Für wiederkehrende Regelleistungen an einem Objekt passt die Monatspauschale, für Reparaturen und Zusatzaufträge die Stundenabrechnung auf Nachweis. Die meisten Hausmeisterverträge kombinieren beides zum Mischmodell. Jedes Modell verlangt einen anderen Nachweis: Die Pauschale lebt vom Leistungsverzeichnis, die Stundenabrechnung vom Stundenzettel. Abschlagsrechnungen sind bei größeren Einzelaufträgen nach § 632a BGB möglich.
Die drei Modelle
| Monatspauschale | Stundenabrechnung | Mischmodell | |
|---|---|---|---|
| Passt für | feste Regelleistungen in bekanntem Rhythmus | Reparaturen, Sonderaufträge, unklarer Aufwand | Objekte mit Regelbetrieb und Zusatzarbeit – der Normalfall |
| Planbarkeit Auftraggeber | hoch – fester Betrag | niedrig – Rechnung schwankt | hoch für den Sockel, Zusatz nach Aufwand |
| Risiko Auftragnehmer | trägt Mehraufwand selbst, wenn das Verzeichnis zu knapp kalkuliert ist | keines – jede Stunde wird bezahlt | begrenzt auf den Pauschalteil |
| Nachweis | Leistungsverzeichnis, bei Bedarf Tätigkeitsbericht | Stundenzettel mit Datum, Objekt, Tätigkeit, Dauer | beides, sauber getrennt |
| Rechnung | wiederkehrend, jeden Monat gleich | nach Leistung, je Auftrag oder monatlich gesammelt | eine Rechnung mit Pauschalposition plus Nachweispositionen |
| Preisanpassung | nur über Anpassungsklausel | über den Stundensatz | beides |
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Wann die Pauschale
Wenn der Aufwand je Monat bekannt ist oder sich nach wenigen Monaten einpendelt: Treppenhausreinigung, Kontrollgänge, Mülltonnen, Außenanlage in der Saison. Die Pauschale ist dann Stundensatz mal Monatsstunden aus dem Leistungsverzeichnis. Zwei Fehler machen sie zum Verlustgeschäft: ein Verzeichnis ohne Grenze für Kleinreparaturen (dann wandert jede Reparatur in die Pauschale) und eine Pauschale ohne Anpassungsklausel (dann frisst jede Lohn- oder Spritpreiserhöhung die Marge). Beides gehört in den Vertrag.
Vorteil für den Betrieb: Die Pauschale ist planbarer Umsatz, der jeden Monat als wiederkehrende Rechnung rausgeht, ohne dass jemand Stunden zusammenrechnet. Vorteil für den Auftraggeber: ein fester Betrag, der in die Betriebskostenabrechnung übernommen werden kann – soweit er umlagefähig ist, siehe Hausmeisterkosten umlagefähig?.
Wann die Stundenabrechnung
Wenn der Aufwand vorher nicht feststeht: Reparaturen, Handwerker einweisen, Wohnungsübergaben, Sonderreinigung nach Schadensfall, Winterdiensteinsätze über die Bereitschaft hinaus. Hier zahlt der Auftraggeber, was gebraucht wurde – und darf dafür einen Nachweis erwarten, der das belegt. Die Stundenabrechnung steht und fällt mit dem Stundenzettel.
Reine Stundenabrechnung für ein ganzes Objekt ist selten und für beide Seiten unbequem: Der Auftraggeber kann nicht planen, der Betrieb muss jede Minute dokumentieren und diskutieren. Sie passt am ehesten in den ersten Monaten eines neuen Objekts, bis der Aufwand bekannt ist und in eine Pauschale überführt werden kann.
Das Mischmodell
Pauschale für die Regelleistungen, Stundensatz für alles darüber hinaus, Bereitschaftspauschale für Winterdienst und Notdienst – so sehen die meisten Hausmeisterverträge aus. Entscheidend ist die Grenze zwischen Pauschale und Nachweis: Sie muss im Leistungsverzeichnis stehen (etwa „Kleinreparaturen bis 30 Minuten je Vorfall ohne Material in der Pauschale enthalten“), sonst wird sie bei jeder Rechnung neu verhandelt.
Nachweispflichten
Was der Auftragnehmer dem Auftraggeber schuldet, regelt in erster Linie der Vertrag. Zwei Dinge sollten darin stehen:
- Für die Pauschale: Das Leistungsverzeichnis ist der Nachweis dessen, was geschuldet ist. Ob die Leistung erbracht wurde, belegen Kontrollgangs- oder Tätigkeitsberichte – bei Verkehrssicherungspflichten wie dem Winterdienst sind sie ohnehin ratsam, weil im Haftungsfall belegt werden muss, wann geräumt und gestreut wurde.
- Für Stunden: Stundenzettel mit Datum, Objekt, Tätigkeit, Beginn, Ende und Dauer, vom Auftraggeber abgezeichnet oder zeitnah übermittelt. Mobile Zeiterfassung mit Objektzuordnung erzeugt diesen Nachweis nebenbei – und zugleich die Arbeitszeitaufzeichnung für Minijobber nach § 17 MiLoG, siehe Zeiterfassung im Hausmeisterservice.
Für Werkverträge – also einzelne Aufträge mit geschuldetem Erfolg – schreibt das Gesetz einen Nachweis sogar vor, sobald Abschläge verlangt werden:
Abschlagsrechnungen
Bei größeren Einzelaufträgen (Zaun erneuern, Kellerräume sanieren) muss der Betrieb nicht bis zur Abnahme auf sein Geld warten. Für Werkverträge regelt das § 632a BGB:
Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. […] Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss.
Praktisch heißt das: Die Abschlagsrechnung trägt eine Aufstellung der bis dahin erbrachten Leistungen – Positionen, Mengen, Stand – und bezieht sich auf den Auftrag. Die Schlussrechnung rechnet alle Abschläge an. Für den laufenden Dienstvertrag mit Monatspauschale braucht es keine Abschläge: Die Pauschale ist selbst die laufende Vergütung für den jeweiligen Monat.
Was auf die Rechnung muss
Ob Pauschale oder Stunden: Die Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG tragen, darunter eine fortlaufende Rechnungsnummer, Umfang und Art der Leistung und den Leistungszeitpunkt – bei einer Monatspauschale also den Abrechnungsmonat, bei Stunden den Leistungszeitraum. An Unternehmer ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu stellen. Der Weg vom Angebot zur Rechnung steht unter Angebot schreiben; ob und ab wann die Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden muss, unter E-Rechnung für Hausmeister.
Keine Steuerberatung
Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung und Rechnungspflichtangaben geben wir nach dem Gesetzestext wieder. Ob und wie sie auf deinen Betrieb zutreffen, klärt deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater – diese Seite ersetzt diese Beratung nicht.
Dieser Abschnitt gibt den Stand unserer Recherche wieder und ist keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls; verbindliche Auskunft gibt eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Genannte Gerichtsentscheidungen sind Einzelfälle.
Stand: 7. Oktober 2026 · Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich die Rechtslage oder die Datenlage ändert.
Häufige Fragen
Ist eine Monatspauschale oder eine Stundenabrechnung besser für Hausmeister?
Die Pauschale für planbare Regelleistungen, die Stundenabrechnung für Reparaturen und Sonderaufträge. Fast alle Verträge kombinieren beides; entscheidend ist eine klare Grenze im Leistungsverzeichnis, welche Arbeiten die Pauschale abdeckt.
Muss ein Hausmeister Stundenzettel führen?
Gegenüber dem Auftraggeber, soweit der Vertrag Stundenabrechnung vorsieht – ohne Nachweis lässt sich die Rechnung nicht belegen. Für Minijobber im eigenen Betrieb ist die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach § 17 MiLoG Pflicht.
Darf ein Hausmeisterdienst Abschlagsrechnungen stellen?
Bei Werkverträgen ja: § 632a BGB erlaubt Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen, nachgewiesen durch eine Aufstellung. Bei der laufenden Monatspauschale braucht es keine Abschläge – sie ist die Vergütung des jeweiligen Monats.
Wie passe ich eine Pauschale an, wenn die Kosten steigen?
Über eine Anpassungsklausel im Vertrag, die Anlass und Verfahren nennt – etwa jährliche Überprüfung oder Anpassung bei Änderung des Leistungsverzeichnisses. Ohne Klausel bleibt nur die Verhandlung oder die Kündigung nach § 621 BGB.
Quellen
Diese Seite stützt sich auf die folgenden Quellen. Alle Angaben wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gegen den dort dokumentierten Stand geprüft.
- § 632a BGB, Abschlagszahlungen — amtliche Fassung
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__632a.html - § 621 BGB, Kündigungsfristen bei Dienstverhältnissen — amtliche Fassung
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__621.html - § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen — amtliche Fassung
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html - § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer — amtliche Fassung
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
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